איך מנהלים בחברה מבוזרת? ראיון עם אופיר שחר מנהל Tribe בחברת Whisk

תאמל”קו לי:

לעבוד בחברה שעובדיה מבוזרים בעולם אינו באמת דומה לעבודה שבה “כולם פשוט לא מגיעים למשרד”, אבל התובנות מהעבודה רלוונטיות יותר מתמיד: מנהלים בחברות מבוזרות הם אלו שהופכים את “החברה” למשהו מוחשי לעובדים המבוזרים – הם אחראים לספק את הקונטקסט בצורה מלאה, את ה”למה”, את מה שקורה סביבם. הם אחראים להפוך את החברה לאנושית ולתת לעובדים (אבל באמת, לא מהשפה החוצה כי “צריך”) את האמפתיה והראייה של העובד כאדם ולא רק כ”משאב”. החיבור לשאר העובדים בחברה ו”אירועי חברה” מתנהלים בפועל בערוצים דיגיטליים כמו פגישות וערוצי סלאק חברתיים. ברמה הארגונית התהליכים נדרשים להיות ברורים ומדויקים, כדי להקטין את התקשורת למה שנדרש ולאפשר לכל אחד לעבוד באופן עצמאי לפי שעות העבודה שלו.

למביני עניין:

ביום שני בשעה 21 בערב פגשתי את אופיר. כמובן בזום ולא רק כי אלו זמני הקורונה. כבר באופן קביעת הפגישה אפשר היה להרגיש את הקצב המהיר שהוא חי בו – הכל טיק טק, פידבק מיידי וכל זאת בצורה נעימה ומזמינה. את המשמעות העמוקה של התחושה הזו מבחינת ניהול בחברה מבוזרת אפשר יהיה לראות לאורך הראיון. 

אופיר הוא מנהל פיתוח בחברת סמסונג נקסט (גוף חדשנות של סמסונג) ועובד על מוצר בשום Whisk. למוצר שני קהלי יעד: צרכנים פרטיים וחברות מסחריות. ויסק הופכת את חווית האוכל והבישול לעשירה יותר על ידי בניית ספר מתכונים מותאם אישית, המשלב מידע על ערכים תזונתיים. האפליקציה מסוגלת לייצר רשימת קניות המותאמת למה שיש לצרכן בבית וכמויות הנדרשות למתכונים ספציפיים. בנוסף היא משלבת אלמנט קהילתי, אפשרות לעקוב אחרי מתכונים אהובים על אנשים אחרים. אם פעם היינו יושבים להעתיק מספר המתכונים המשפחתי, היום החוויה יכולה להתחיל בשיתוף מתכון עם המשפחה, בדיקת הערכים התזונתיים והמצרכים החסרים ולהסתיים בהזמנת מצרכים ישירות מהאפליקציה או המקרר החכם.

החברה מחולקת ל-3 חטיבות, מתוכן אופיר מנהל את חטיבת (או  Tribe לפי החלוקה המקובלת מהמתודולוגיה של spotify) ה- B2B המייצרת את הפלטפורמה לעסקים, ואת חטיבת ה-Platform שאחראית על הפלטפורמה הטכנולוגית לחברה. החטיבות מונות יותר מ- 50 איש המבוזרים מסביב לגלובוס.  שוחחתי עימו בשלהי הגל הראשון של הקורונה כשכולנו בהסגר, כי תהיתי לעצמי איך זה נראה ומרגיש לעבוד בחברה מבוזרת. בהתחלה חשבתי שלבטח כל העובדים הם בישראל ופשוט עובדים מביתם, אך טעיתי לגמרי.. בכל הקבוצה יש 6 ישראלים והשאר מבוזרים ברחבי העולם. או כמו שאופיר אומר את זה: “בכל שעה מסביב לשעון יש מישהו שעובד בשביל החברה”.

בכל שעה מסביב לשעון יש מישהו שעובד בשביל החברה ולכן כל התקשורת היא מכוונת, intentional. אם אנחנו צריכים “לקפוץ לשיחה של 10 דקות לסגור פינה”, אנחנו בודקים איך זה לא קורה שוב.

אז איך נראה יום של מנהל שעובד בחברה מבוזרת?

לפעמים אני מתחיל מאוד מוקדם בבוקר, כי זה השעה שבה מישהו מהמזרח יכל היה להיפגש. היום שלי די מרוצף בפגישות. תחשבי, אין כזה דבר להרים את הראש ולקרוא רגע למישהו.  כל תקשורת בין אנשים שאינה בסלאק, דורשת תיאום פגישה ולכן התקשורת היא מאוד מכוונת, Intentional ויושבת ב- time slots ברורים. השלכה של זה שכל תקשורת שהיא לא מן המניין – נעלמת: לקפוץ לזום ל-10 דקות כמעט לא קיים, וכשזה קורה – אנחנו חושבים איך אנחנו יכולים להתייעל כדי שהתהליך יזרום יותר טוב לפעם הבאה.

הפגישות שלי מאוד מגוונות כי אני עובד מול האנשים שלי אבל במקביל גם מול הרבה מאוד ממשקים פנימיים בארגון. מבחינה מקצועית כלפי חוץ אני צריך לשמוע את הדרישות של כולם, לתעדף ולשקף החוצה מה נוכל לעמוד בו ומה לא. וכלפי החטיבה שלי, אני משתתף במה שנדרש – יש ימים עם דמו-ים, יש ימים עם פלאנינג מורכב, יש ימים עם מפגשי צוות וכו’.

מה שכן, באמצע של כל יום יש לי לפחות קפה אחד עם אחד העובדים. הכוונה היא ל-20 דקות שבהן אני יושב עם מפתח או מישהו אחר לכוס קפה ואני מקשיב לו. הרי אחרת, אין לי הזדמנות אחרת להכיר אותו ולשמוע אותו בצורה בלתי אמצעית. זו גם ההזדמנות שלי להראות לו שיש אדם אמיתי מאחורי הסלאק ושהוא העובד, מעניין אותי להכיר אותו כאדם ולא רק מה שהוא יודע לעשות.

יש לי בכל יום 20 דקות שבהן אני יושב לקפה עם אחד העובדים. המטרה שלי היא להכיר אותו ומי שהוא, הרי אין לי שום הזדמנות אחרת להכיר אותו ולשמוע אותו בצורה בלתי אמצעית. ואני רוצה שהוא יראה שמאחורי הסלאק יושב אדם אמיתי שאכפת לו באמת.

אז איך הופכים מפתח מסיביר, מארה”ב ומישראל לחברה אחת? שירגישו קשורים למשימה ולמטרה?

הסוד בעיני מתחלק לשניים: אחד הוא החיבור האישי בין האנשים:

 אני עושה checkups עם כל הכפופים אליי ישירות רק כדי לשמוע אותם: האם יש לך בעיה? איך אפשר לעזור לך? לאפשר להם לדבר ולהוציא קיטור. אני גם מגיב ומספר מהחוויות שלי, כי זה מאפשר להראות להם שאני גם אדם, בנוסף יש לנו את כוס הקפה היומית שתיארתי לך קודם כל פעם עם עובד אחר מתוך כלל העובדים בחטיבה. בקפה, אני מתמקד באיך אני יכול לעזור לך ומכיר קצת צדדים אישיים כמו המשפחה ואורח החיים שלו. בנוסף, עם כל אחד אנחנו מנהלים תהליך PGP – Personal Growth Process. אנחנו עובדים בשיטת start, stop, continue של הערכה עצמית, הערכת מנהל והערכת עמיתים ועושים פגישה חודשית בנושא שבה עוקבים אחרי היעדים האישיים. בדרך הזו כל העובדים מקבלים לא רק לויווי מקצועי אלא גם חניכה ושיפור אישי.

החלק השני הוא החיבור של העובד לתמונה הרחבה יותר. בארגון מבוזר, המנהל צריך לתת בצורה פרואקטיבית את הקונטקסט כל הזמן. דמייני לעצמך שיושב מפתח בן 25 בסיביר וכל היום שלו הוא בבית עובד על טיקטים, מקבל באג אחרי באג, משימה אחרי משימה.. אני צריך לספק לו את הקונטקסט, את ה- WHY.  הדרך שבה אנחנו עושים את זה פגישת TOWNHALL, שיחת זום מוקלטת שבה מדברים על ה- OKR שלנו, מה חדש וקורה בחברה וכל TRIBE מציג לאן הוא הולך. לאחרונה החלטנו על מפגש דו שבועי שנקרא TRIBEHALL, משהו אינטימי יותר שמאפשר לנו לדבר קצת יותר לעומק על המתרחש בתוך הקבוצה. מעבר לכך, יש לנו פגישה אחת לשבועיים שבה כל אחד מהעובדים מספר 2 דקות על איך הוא בעבודה ואיך הוא בחיים.

מעבר לכל אלה, יש לנו תרבות סלאק מפותחת עם צ’אנל מיוחד על חתולים וערוץ סלאק שבו בכל יום חמישי, כל חבר צוות מודה לחבר צוות אחר על משהו שהוא עשה עבורו השבוע. עוד דבר שעשינו בהקשרי ממשקים וכדי שכולם יידעו למי לפנות באיזה נושא, זה עמוד נחמד ב- notion שממפה את כל אנשי הפיתוח הרלוונטיים עם תמונות שמות, תיאור אחריות ומה עשה לאחרונה ככלי לאנשי המכירות והתמיכה.

מנהל בחברה מבוזרת צריך לתת בצורה פרואקטיבית את הקונטקסט כל הזמן.. דמייני לעמך מפתח שיושב בסיביר ופותר באג אחרי באג. אני רוצה לספק לו את הקונטקסט, את ה- WHY, את המשמעות מאחורי המשימות.

באיזה כלים טכנולוגיים אתם משתמשים ביום יום?

בגדול, נראה לי כמו כולם – יש לנו מיילים וסלאק, ג’ירה ויש לנו אסאנה.  אני חושב שבגלל ביזור העובדים, אנחנו משתמשים בצורה אולי יותר מלאה בחלק מהכלים – לדוגמא מקובל לשים DND בסלאק ולא אמורים לפנות אליך, או  מקובל לסמן lunch hour ביומן. הכלים מאפשרים לנו לתת את הכבוד לזמן של האחר שקל מאוד לרמוס אותו במקום ששעות העבודה הפוכות בין האנשים.

איך נראה פיתוח התוכנה אצלכם? במה הוא שונה ממקומות שעובדים לא מבוזר?

במקום שעובדים מבוזר והתקשורת היא מדודה, השפה והתהליך צריכים להיות מאוד ברורים. ולכן כולם עובדים בספרינטים, ותהליך הסקראם צריך להיות ברור לכולם ולכן עשינו שתי נקודות מובנות ומסודרות כדי לייצר את הקצב ולקבוע את הרמה:  Product kickoff and demo.

ב- Product Kickoff אנחנו מכנסים את כל בעלי העניין ומציגים את התוכנית בצורה מסודרת ומאפשרים לכולם להגיב ולהוסיף.

שלב ה- Demo נועד ל- Product Owner, לכל בעלי הענין, למנהל ול-QA ולכל חברי הצוות. הדמו בא לפני ה- QA כי זה התדרוך ל- QA לבצע את עבודתו. לפעמים עושים דמו על משהו יחסית בוסרי ואז נחזור על הדמו גם בשלבים מאוחרים יותר.

גם שלב סיום הספרינטים מובנה אצלנו: יש סיכום ספרינטים כתוב עם כל מה שסיימנו, מה שעדיין בתהליך וגם שורות תחתונות למכירות ולתמיכה. זה עוזר לגשר על הפער בין הפיתוח למכירות והתמיכה ומספק להם את המידע הדרוש. שלב סיום הספרינטים כולל גם שעת דמו פעם בשבועיים.

מבחינת הניהול השוטף ברמת החטיבה, אנחנו נפגשים אחת לשבוע ובודקים איך אנחנו מול התכנון וה- OKR כדי לתת את הצבע לשבוע.

התקשורת היא מדודה, ולכן השפה ותהליכי העבודה צריכים להיות ברורים לכולם וזה נכון גם לשימוש בכלי העבודה. אם אני לא זמין, יהיה לי כתוב DND בסלאק

עד כמה היית  ממליץ לחבר לעבוד בארגון כזה?

ממש תלוי מי החבר. לא לכולם מתאימה עבודה בחדר לבד ושהאינטראקציה תהיה רק דרך המחשבים. יכולת ליצור קשרים אישיים טובים ומחוייבות מבעד למסך וללא קשר אישי שוטף. בנוסף זו עבודה מאוד אינטנסיבית.. היא אמנם מאפשרת פה ושם שעה באמצע היום לאכול צהריים עם הילדים או להקפיץ לחוג, אבל היא גם נמשכת לתוך הלילה ומתחילה מוקדם. אני מתאים את מי למה שצריך ומצד שני צריך לדעת מהם העוגנים שלי כדי לשמור על היכולת שלי לרוץ למרחקים ארוכים. 

עם תום השעה ולקראת המשך פגישותיו עם ארצות הברית נפרדנו בידידות. להבין ולהרגיש את היכולת של אופיר לייצר קשר נעים ותחושת נינוחות תוך שעה ועל גבי הזום כמיומנות משמעותית לעבודה מרחוק בעולם של ימינו היתה משמעותית לא פחות ממהלך השיחה המרתקת.

האם גם אתם אנשי אופרציה העוסקים בתהליכי עבודה, מתודולוגיות וכלים בעולמות הפיתוח? אם כן, נשמח שתצטרפו לקבוצת Engineering Operations בוואטסאפ ותעקבו אחרינו בעמוד ה- Linked In שלנו.