איך עוברים לעבודה מרחוק?

תאמל”קו לי:

תקופת הקורונה אפשרה לנו להתנסות בעבודה מרחוק אמיתית. בפוסט זה אני רוצה להתמקד בתכלס, באיך עובדים ביום יום, איך עושים את עבודת הצוות אפקטיבית. אני טוענת שההתנסות הזו יכולה להיות יותר אפקטיבית אם נצליח לסגל מספר שינויים ולא רק “אותו דבר מרחוק”: להיזכר במטרות המקוריות של הטקסים ולשנות אותם לפי הצורך, לאפשר תקשורת א-סינכרונית, לייצר מקום ברור שבו מתועד כל המידע העדכני ביותר על מנת לוודא תאימות, מודעות ושינוי ניהול פגישות בזום ושמירה על אחווה מרחוק. בכמה צעדים לא מורכבים מדי, אפשר להפוך את הניסוי החברתי הגדול בעולם להצלחה מסחררת. אה, ואם אתם כמנהלים יכולים לשאול שאלה אחת בלבד: תשאלו – איך אני יכול לעזור לך להתקדם ולהצליח במשימה שלך?

למביני עניין:

תקופת הקורונה מאפשרת לנו להתנסות בעבודה מרחוק. אבל ראיתי שהרבה פעמים כולם עברו לעשות את אותו דבר, אבל מהבית. אבל “אותו דבר מהבית” נהיה פחות אפקטיבי. כמובן שחלק משמעותי מ”הפחות אפקטיבי” הוא תוצאה של שהיית בני משפחה נוספים בבית (במיוחד קטנים..) ושל מעבר לבית שלא תמיד מותאם עם פינה שקטה ונוחה לעבודה. עם זאת אני חושבת ש”הפחות אפקטיבי” יכול להיות מועצם על ידי שינוי מספר דבריםץ

לשם כך קראתי כמה מדריכים של עבודה מרחוק (Zappier לדוגמא), ראיינתי מישהו שעובד בחברה כזו (הראיון המלא בהמשך פה בבלוג!) וקראתי כמה מחקרים מעניינים, בעיקר זה (מקינזי). יש אינסוף חומרים מרתקים, אבל אני רוצה להתייחס הפעם לכמה אספקטים בסיסיים שנוגעים לעבודת הצוות עצמו, חלקם אולי קורים באופן טבעי בצוותים וארגונים מסוימים וחלקם לא. ואני בעיקר רוצה להתמקד באופן העבודה השוטף – איך נראה היום יום? איך מביאים לעבודת צוות אפקטיבי?

האפקטיביות של צוותים אג’יליים מתחילה מ”לכנס את כל האנשים הרלוונטיים בחדר אחד”. על פניו, ברגע שהם שייכים לאותו צוות זה אמור להיות מספיק טוב גם לעבודה מרחוק, אבל בפועל משתנה דבר אחד מרכזי – המציאות הטכנית של כל אחד, כתוצאה מכך שהם אינם באותו חדר, משתנה ויש לכך הרבה השלכות. חשיבה נכונה יכולה להביא למיצוי גבוה בהרבה של הפוטנציאל. בואו נצא לדרך!

שינוי בטקסים היומיים

בעיני, הבשורה הגדולה ביותר שצריך להביא לעולם העבודה מרחוק-בכורח. צוותים העתיקו את הטקסים כפי שהם, בעוד שהטקסים צריכים להמשיך לעמוד במטרות שלהם ולהתאים למציאות המשתנה- לשנות מיקוד, משתתפים, פורמט וכו’.

תהליך השינוי שהטקסים צריכים לעבור:

1. לרשום את כל הטקסים הצוותיים והמטרה שלהם – פגישה צוותית יומית, תכנון ספרינט, פגישת דיזיין, פגישות סנכרון וכו’
2. לבדוק אילו אתגרים עולים בעבודה מרחוק – הגעה של כולם לפגישה, הצפת כל הצרכים וההתנגדויות וכ’ו
3. אילו שינויים צריך לעשות בטקסים על מנת להשיג את המטרה – לשנות פורמט, מטרה, משתתפים וכו’

דוגמאות לשינויים בטקסי הצוותים:

צוות שיצא לי לעבוד איתו הוא צוות ממוקד טכנולוגיה, כתוצאה מכך אנשי הצוות עוסקים בפרויקטים שונים. המעבר היומי על המשימות היה פחות אפקטיבי ומעניין לאנשי הצוות. כתוצאה מכך, המיקוד עבר להיות בבעיות שצפות בתשתיות המשותפות, אתגרים מרכזיים בעבודה ואיך פתרנו אותם ובמקביל, יצירת פגישות פרויקטליות יומיות.

דוגמא מצוות אחר – עבודה בלוזים צפופים בתקופה שבה לא נפגשים במזדרון, העלתה צורך משמעותי יותר בסנכרון המשימות בין כל אנשי הצוותים וביכולת להבין את המשמעות של הכנסת פרויקט חדש. זה הציף צורך בבסיס ידע משותף לחלוקת המשימות ברמת הפרויקט וצורך מחודש בפגישת סנכרון דו-שבועית לגבי בחינת לוחות זמנים מחדש.

דוגמא נוספת – צוותים שעבדו בשיטת KANBAN, ללא תכנון מוקדם של השבועות הקרובים, הבינו שהם מעדיפים לסנכרן את העבודה כי יותר קשה לקבוע דחיפויות תוך כדי תנועה ולמנהלים יותר קשה להבין את האפקטיביות של העובדים ולעזור להם ועברו להתחיל לתכנן ספרינטים של שבועיים קדימה.

הסיכום של מקינזי כל כך מוצלח שאני מוסיפה פה את הטבלה המסכמת שלהם (ממקינזי):

מעבר לתקשורת א-סינכרונית

סלאק והמעבר לתקשורת א-סינכרונית:

בארגונים מבוזרים, אנשים שונים חיים באזורי זמן שונים. כתוצאה מכך מתפתחת תרבות של תקשורת א-סינכרונית: כשאני כותב בסלאק, אני לא מצפה לתשובה מיידית כי העמית שלי כרגע ישן.. בישראל בתקופת הקורונה, אנשים המשיכו לצפות לתגובה מיידית בעיקר בהתחלה, כי כולם ערים.. אבל כתוצאה מהזמינות המשתנה, ככל שעבר הזמן התפתחו נורמות שדומות יותר למה שקורה בארגונים מבוזרים: מקובל לשים סטאטוס שמעיד על חוסר זמינות, גם באמצע היום. חוץ מבתפקידים מסוימים, מצפים פחות למענה מיידי ומענה מיידי הפך להיות בטווח של שעה ולא דקות וכו’.

מפגישה למייל:

אם נשאל את עצמנו האם באמת נדרשת פגישה או שניתן להמיר את המסרים למייל, נראה שיש לנו לא מעט פגישות שניתן לוותר עליהם. לדוגמא, במחקר של קינזי צויין צוות שהחליף חלקים מה- DAILY שלו בערוץ סלאק ייעודי שנועד לעדכונים והרמות דגל.

דרך אחרת לתקשורת א-סינכרונית:

דוגמא אחרונה שאני אוהבת במיוחד – יש צוותים שהחליטו שבשעתיים קבועות ביום, הם פותחים חדר משותף של שעת קבלה של סנכרונים 1 על 1, שאילת שאלות וכו’, מתוך הרצון לשמור על כמה שיותר זמן עבודה רציף ומצד שני נגישות לשאלות שוטפות.

התמודדות עם חששות מתקשורת א-סינכרונית:

מעבר לתקשורת א-סינכרונית טומן בחובו חששות שצריך להתמודד איתם ולא להימנע מהם:

1. תקשורת כתובה לפעמים נקראית בצורה אחרת ולכן החשיבות של כתיבה אמפטית ומדויקת עם וידוא קליטת המסר.
2. החשש מלפספס משהו דחוף – צריך לקבוע איך מתקשרים כאשר יש משהו שאינו סובל דיחוי.

כיצד נראות פגישות אפקטיביות מרחוק?

If you only had one question….

הרבה ניתן לומר על אפקטיביות של שיחות 1:1. ספרים שלמים. אני חושבת שאפשר לרכז את עיקר התובנה בדבר אחד בלבד: תשאל את העובד שלך לעיתים תכופות את השאלה הזו- מה עוצר אותך מלהצליח בעבודה שלך ואיך אני יכול לעזור לך.

האתגר בבהירות התמונה הגדולה לכל המשתתפים

הדגש המרכזי בפגישה אפקטיבית מרחוק הוא הצורך בוידוא הבנה אצל כל המשתתפים, על מנת שכל אחד יוכל להמשיך ולהתקדם במשימות שנובעות ממנה. כמו בכל פגישה, קביעת מטרת הפגישה, משתתפים רלוונטיים ושליחת אג’נדה מראש הופכת את הפגישות לאפקטיביות.

אבל בשיחות מרחוק שלעיתים חלק משפת הגוף מתפספסת, קצת בעיות טכניות והסחות, חשוב מאוד בעיקר בפגישות מרובות משתתפים, לראות שהתמונה הרחבה שוקפה כראוי, כלומר שהיא מדויקת מצד אחד וברורה לכל המשתתפים מצד שני. אפשר לעשות זאת על ידי סיכום הפגישה בעל פה ומתן מקום לשאלות והמשך ב1 על 1 עם מי שנראה לא לגמרי מסונכרן.

בנוסף, חשיבות הוצאת הסיכום המסודר, עם משימות להמשך ושיחות עוקבות, בדגש על רעיונות חדשניים ארוכי טווח חשובה אף יותר מבעבר.

מודעות למאפיינים נוספים בשיחה שמשתנים בעבודה מרחוק

1. נורמות השיחה השתנו: לא ניתן לדבר במקביל או בשיחות צד, וצריך להעביר את המקל באופן מסודר בין הדוברים.
2. אפקטיביות ההשתתפות בשיחה: תמיד היה לא מנומס להסתכל בטלפון תוך כדי פגישה. אבל עכשיו צריך להתאמץ קצת יותר כדי להתרכז בפגישה ולא לנצל את העיוורון היחסי ולעשות דברים אחרים בזמן הפגישה. באופן אישי, אם יש פגישה שאני יכולה להיות נוכחת -נפקדת, אני תוהה לעצמי האם באמת הנוכחות שלי נדרשת בה ומעדיפה לנצל את הזמן לעבודה אפקטיבית.
3. הוספת כלים כלים טכנולוגיים שמאפשרים עבודה משותפת אפקטיבית: כמו כלי לוח לבן (סטייל מירו) לסיעור מוחות.

תאימות דרך מקור מידע אמין ואחוד (SSoT – Single Source of Truth)

אחד הדברים המשמעותיים ביותר בעבודה מרחוק, זה לשמור על תאימות בין כל חברי הצוות. תאריכים, תכולות והחלטות מתקבלות בכל מיני פגישות בפורומים שונים והצורך בלשקף אותם חד וברור. אבל איך עושים את זה בצורה הכי אפקטיבית? אז כמובן שצריך לשדר את השינוי או ההחלטות שהתקבלו, אבל איך משקפים אותם לאורך זמן? פה נכנס אלמנט השמירה על מקור מידע אמין-עדכני-אחוד (SSoT – Single Source of Truth) – שבו צריך להישמר כל המידע העדכני: המשימות, לוחות הזמנים, התכולה ודיזיין עדכני וכו’. זה נכון תמיד ומתחדד במיוחד כאשר היכולת לעלות על אי תאימויות כאלה עומד במבחן.

תחושת האחווה, החברות והביחד

כאשר עובדים מרחוק, אחד האתגרים המרכזיים הוא יצירת מחוייבות, אחווה בין חברי הצוות שמעולם לא פגשת. במעבר לעבודה מרחוק, האתגר הוא בלשמור את האחווה כאשר המציאות של כל אחד שונה: פתאום לא כולם עובדים באותם שעות, לא כולם יושבים באותו משרד. זה משליך כאמור על אמצעי התקשורת הצוותיים, אבל לא פחות זה דורש מודעות ובהתאמה:

1. אירועים צוותיים ופגישות אישיות לקפה – שהמטרה שלהם חברתית ולשאול מה נשמע, לא לדבר על עבודה ולשאול איך אפשר לעזור. קצת לשמוע את האדם שמאחורי המשימות. על פניו אנחנו מכירים אותם והכל בסדר, אבל באין משרד, הרבה פעמים נעלמת ההזדמנות לשוחח על דברים אחרים.
2. סגנון תקשורת אוהד יותר – עם כל התכלסיות הישראלית, צריך לעודד יותר את הבעת האמפתיה, לומר דברים טובים אחד לשני, לעודד היכרות אישית עם בני המשפחה והסביבה הביתית, כדי להמשיך ולייצר את המחויבות ותחושת הנעימות של ההשתייכות למקום עבודה.

אם בארה”ב מעודדים עובדים להציג את בעלי החיים ובני המשפחה כדרך חדשה להביע אמפתיה וליצור חיברות, אז באמת אולי יש פה שינוי אמיתי.

לסיכום, תקופת הקורונה אפשרה לנו בצורה מופלאה להתנסות בעבודה מרחוק. עם הפקקים וזמן הנסיעה המבוזבז לצד היכולות הטכנולוגיות שמאפשרות את הנגישות והמיידיות, אני מקווה שנוכל לקחת מהתקופה הזו ולשנות באופן אקטיבי את שיטות העבודה שלנו ולהמשיך לאפשר עבודה גמישה ומרחוק לאורך זמן, שהם שניים מהדברים החשובים ביותר לעובדים כיום.

האם גם אתם אנשי אופרציה העוסקים בתהליכי עבודה, מתודולוגיות וכלים בעולמות הפיתוח? אם כן, נשמח שתצטרפו לקבוצת Engineering Operations בוואטסאפ ותעקבו אחרינו בעמוד ה- Linked In שלנו.