OKR – איך מכניסים מדידה פרקטית ואפקטיבית לארגון ?

בקצרה:

1. OKR זו שיטה שפותחה באינטל ומיושמת (גם) בגוגל. וזה בעצם ראשי תיבות של Objectives and Key Results. כלומר הצבת מטרות ויעדים מדידים שיבדקו שאנחנו בדרך הנכונה לחזון שהצבנו בפנינו.

2. אבל בעצם OKR זו בכלל שיטה לחיבור האסטרטגיה הניהולית עם כל עובדי החברה וזה צריך להיות המיקוד. ואז ההחלטה על מה לשים דגש ועל מה לא בתהליך תהיה ברורה יותר והחיבור של העובדים משמעותי יותר.

3. צריך להוסיף שכבה נוספת ל- OKR וזה ה- ACTIONS, הצעדים הקונקרטיים שיתבצעו על מנת לתרגם ה- OKR למציאות (לדוגמא OKR רבעוני אז ה- actions הם חודשיים)

בהרחבה:

הסיבה שתגרום לתהליך OKR בחברה להצליח

ברור, ברור, יעדים ומדדים זה ממש חשוב. כולם יודעים. ובאמת הרבה אנשים חושבים ש OKR – Objectives and Key Results הם שיטה לקביעת מדדים ויעדים בכל הארגון. זו בעיני חלק מהסיבה שהיא לא מצליחה בקרב ארגונים רבים.

איך שיטת ה- OKR תצליח?

ראשית כל המטרה צריכה להיות אחרת: OKR היא שיטה לחיבור האסטרטגיה הניהולית עם כל עובדי החברה. היא שזו שגורמת לעובדים שלה להתחבר למטרות הארגון (ולהישאר יותר זמן), להיות מסוגל לקבל את ההחלטות הנכונות בזמן הנכון, לעשות את החיבורים בין העובדים המתאימים כדי שיעבדו יחד במקומות שיש בהם תלות וכו’. וברגע שזה המיקוד שלנו השיטה כולה מקבלת תפנית ומתמקדת במה שחשוב.

איך גורמים לזה לקרות? התהליך צריך להעשות בעזרת תקשורת ברורה, פתוחה ושקופה בין כל עובדי הארגון: שהמנהלים אמרו בצורה ברורה את המטרות מבחינתם ולאן החברה הולכת. שהיו מפגשים של מנהלים שבהם דיברו ביניהם על התלויות ואיך הם ימדדו ויבצעו את העבודה כדי שהעבודה לא תיתקע. ולעובדים היתה הזדמנות להשפיע ולתרגם מהניסיון שלהם על איך להגיע לתוצאות הרצויות.

אני יודעת שכולנו ניכווינו בעבר מפגישות שמטרתן לייצר חזון על הקיר, אבל לשיח (בקבוצות קטנות, כדי שיהיה אפקטיבי) שבו אנשים דנים בלאן רוצים להגיע, מייצר תחושת שותפות וערך ותרומה ומחבר אותם לאיך שהמנהלים רואים את הדרך קדימה של הארגון.

התוספת שתופסת: כדי להכניס את השיטה לחיי היום יום

מעבר לשקיפות ומעורבות העובדים בתהליך קביעת המטרות והיעדים, צריך לחבר את השיטה ליום יום. הדרך לעשות זאת היא בעזרת שכבת ה- Actions, המעשים שלנו.

Actions – המעשים שלנו: צריכות לענות על השאלה What will we do? צריכות לתאר מעשים קונקרטיים שהשגתם צפויה לעזור לנו להגיע ליעדים שקבענו (Key Result). המעשים הם בעצם תוכנית העבודה שלנו וצריכים לתאר ברזולוציה אחת נמוכה יותר את העבודה. לדוגמא, אם ה- OKR הם רבעוניים, אז ה- Actions הם חודשיים.

איך ניישם?

לצד כל יעד והמדדים שלו, נעשה עמודה לכל חודש או שבוע ונכתוב בה מה הפעילויות שנבצע באותו פרק זמן שיוודאו שאנו מתקדמים במתן מענה על היעדים והמדדים.

סיפור מקרה קצר

באחד המקומות בהם עסקתי בתחום ה- OKR, התחילו ליישם את שיטת ה- OKR בפעם הראשונה ברמת המשרד. זה התחיל ממנהל האתר: הוא קבע מספר מטרות ותרגם אותם ליעדים ברמה רבעונית. כל אחד מראשי המחלקות עבר על המטרות ותרגם את המשימות שלו תחת המטרות והיעדים שהציב מנהל. את כל זה שמנו בתוך אקסל ויצאנו לדרך ונפגשנו פעם בחודש לבדוק איפה אנחנו יחסית למה שתכננו וסיכמנו בסוף הרבעון. זה עבד אחלה.

מה למדנו בדרך?

1. צריך למפות את התלויות בין היעדים (מה מחלקת הפיתוח צריכה לעשות כדי שמחלקת המכירות תעמוד ביעד שלה) ולהוסיף אותם ליעדים. התלויות מופיעות בדר”כ רק אחרי תרגום היעדים לתוכנית העבודה של כל מחלקה וצריך לא לפחד לעשות עוד איטרציה ולהכניס עוד כמה יעדים.
2. קצת אחרי שהתחלנו להתנסות, היה צריך לשתף לפחות את ראשי הצוותים. התהליך היה בראש של כ- 5 עובדים מכלל המשרד ובהתאמה האנשים האחרים המשיכו לפעול ללא שינוי משמעותי והיה קשה להניע אותם לכך כי הם לא הבינו מה השתנה בתעדופי המשימות.
3. בפגישות החודשיות שלנו, ירדנו לרזולוציה נמוכה מדי של פירוט ועדכון.. זה היה נראה יותר כמו פגישת עבודה מאשר סטאטוס מדדים ויעדים
4. המדדים שלנו לא היו אוטומטיים, אלא דרשו עבודה ידנית או הערכות איכותניות. כתוצאה מכך, חלק מהשיח היה לא מספיק מבוסס נתונים או דרש עבודה רבה לפני כן.

יש לי עוד המון המון מה לומר על ה- OKR ועל איך ליישם, כלי אקסלי פשוט להורדה בחינם לצד טכנולוגיות תומכות, CASE-ים.. אני בטוחה שאתם מחכים לזה כמוני. יגיע בקרוב!

האם גם אתם אנשי אופרציה העוסקים בתהליכי עבודה, מתודולוגיות וכלים בעולמות הפיתוח וה- Revenue? אם כן, נשמח שתצטרפו לקבוצת Operations Leaders בפייסבוק.